PDFやDOCXは、中身を開かなくても分かる「日付＋書類名＋連番」にすると探しやすくなります。複数形式を一緒に整理するときは、拡張子維持・事前プレビュー・上書き防止を確認しましょう。
scan001やdocument-finalが増え、必要な書類を探せない
スキャンした領収書、メールでもらった請求書、Wordの納品資料は、作成元ごとに名前が違います。手作業では入力ミスが起きやすく、拡張子まで消して開けなくする危険もあります。
ニャビ
PDFとWordとExcelが混ざった納品フォルダー、名前がばらばらで探せないよ。
まさき
形式を分けなくても、日付と案件名を共通にして連番へ揃えられるよ。拡張子はそれぞれ元のまま残そう。
書類名のおすすめ例
receipt1.pdfdocument-final.docx2026-09_領収書_001.pdf2026-09_納品資料_001.docx年月、書類の種類、取引先や案件名を組み合わせます。連番を001から始めると、100件以上でも名前順が崩れにくくなります。
中身を変えずに整理する手順
- 整理したいPDF・DOCX・XLSXなどを追加します。
- 日付、基本名、接頭語・末尾文字、連番を設定します。
- 必要なら元ファイル名を残します。
- 変更前と変更後、拡張子、並び順をプレビューで確認します。
- 初回は別フォルダーへコピーして結果を確かめます。
内容は読み取りません「そろえる。」はPDFやOffice文書の内容解析を行いません。ファイル名だけを変更するため、PDFは.pdf、Wordは.docxのままです。
ニャビ
保存先に同じ名前の書類があったら、上書きされちゃう？
まさき
勝手には上書きしないよ。変更後の重複や保存先の同名ファイルを確認し、安全に処理できない項目は失敗として表示するよ。
用途別の命名ルール
領収書
2026-09_交通費_001.pdf
請求書
2026-09_取引先名_請求書_001.pdf
納品資料
案件A_提出用_001.docx
混在データ
案件名を共通にし、PDF・DOCX・ZIPの拡張子は維持。
よくある質問
PDFとDOCXを同時に追加できますか？
できます。通常ファイル全般を対象に、同じ命名ルールを適用できます。
拡張子を別形式へ変換しますか？
変換しません。拡張子と内容は元のままです。
直接リネームしかできませんか？
別フォルダーへのコピーも選べます。初期設定は安全なコピー方式です。
ファイルは外部へ送信されますか？
送信されません。処理はPC内で完結します。
まとめ
PDF・DOCX・XLSXなどの書類は、日付・種類・案件名・連番を共通ルールにすると探しやすくなります。事前プレビューを確認し、最初は別フォルダーへコピーして安全に整理しましょう。
この記事を書いた人：まさき
Windows初心者向けツールを制作し、実際の操作結果を確認して紹介しています。